購入するソフトやパソコンは、それから決めても遅くはありません。 在庫管理システムを設計する場合に、まずしなければならないのは、画面設計.帳票設計の2つです。
どんな入力画面にするのか、どんな帳票を印刷したらよいのかを決めるわけです。 まず、手書きでかまいませんから紙に書いてみましょう。
伝票番号、数量、単価、出庫日、入庫日……こうしたデータをどういうふうに扱うかをチェックしていくのです。 パッケージソフトには、帳票や画面のサンプルが用意されています。
もとにして自社の帳票を設計していくわけですが、そのまま利用できるとは限りません。 帳票や画面サンプルのなかで、使える部分と使えない部分を選別するのが最初の作業になります。
もちろんパッケージソフトは、基本的にはどの会社でも利用できるようにつくられています。 したがって共通的な機能は基本的に備わっています。
業務に合わせてパッケージソフトをいじるより、ソフトに合わせて業務を変えた方が結果的にマークいく場合もあります。 使いやすいシステムにするためのチェックポイントサンプルをもとにして自社のシステムを設計する場合、たとえば次のような項目をチェックするとよいでしょう。
場所コ−ドや製品コ−ドなどは、当社のもノート合っているか？例：製品コ−ドは12桁コ−ドの英数字を使っているが、10桁の数字しか対応していない。 数量や金額の桁数は充分か？例：数量は少数点以下の入力が必要なのに、対応されていない。

入力できる伝票枚数は充分か？例：年間に30万枚の伝票量があるのに、1万件までしか入力できない。 在庫場所や得意先などの最大登録件数は充分か？例：在庫場所を100カ所設定したいが､20カ所しか登録できない。
入力画面や帳票の種類は充分か？例：在庫廃棄伝票を起票しているが、入力画面がない。 次に「業務の流れ」を決める画面や帳票の基本的な検討が終われば、次は業務の流れを決めていきます。
つまり、どんなことが起こったら、どの画面の入力を行ない、どの帳票の印刷を行なうかを決めるのです。 たとえば発注業務を考えてみましょう。
何が起こると発注伝票を起票するのでしょうか。 毎週月曜日に在庫残高を確認して、発注点を切っているものを調べ、発注伝票を書くのであれば、毎週月曜日か火曜に発注伝票を入力しなければなりません。
その際、発注伝票の量とパソコンの台数のバランスは大丈夫でしょうか？発注伝票を入力した後は仕入先別に並べ直して、それぞれに伝送するのでしょうか？といった具合に、コンピュータ導入後の仕事の流れをイメージしていきます。 そのなかで、足らない機能.改善すべき事項を一覧表に書き出していきます。
たとえば次のような項目をチェックするとよいでしょう。 バーコード入力や他社とのデータ通信ができるか。
伝票の承認は画面でできるか。 伝票に押印するのか。
在庫残高はリアルタイムに更新されるか。 先入先出法といった在庫の評価方法は、選択しているものに対応しているか。

他のソフトとデータの交換ができるか（たとえば、販売管理のソフトと連動できるか)。 月次更新をすると、前月度のデータはどうなるのか。
こうしてみると、何をしなければならないかが明確になってきます。 いよいよシステムを導入するさて、画面.帳票.機能の検討が終われば、いよいよシステム開発.導入計画をつくります。
「システム開発.導入計画」というとなんだか難しそうですが、要するにスケージュ−ルと各自の役割、費用の概算などを決めるのです。 まず、決定した画面.帳票.機能に一番よく合うパッケージソフトを探すことから作業を開始します。
もっとも、帳票などを検討していく段階で、ソフトはかなり絞り込まれているはずです。 なお、間違っても「まずハ−ドウェアを買ってきて……」などと考えてはいけません。
まず、必要なソフトウェアを決めてから、動くハ−ドウェアを決めるのが大原則です。 もし適当なパッケージソフトがない場合には、手づくりでソフトを開発しなければなりません。
ソフトを自社だけで開発する場合は誰が担当するのか、外注する場合はどの業者に依頼するのかを決めます。 見積書も入手しなければならないでしょう。
中小企業の場合は、パッケージソフトをそのまま運用するのが無難なようです。 もしパッケージソフトの一部を変更したい場合には、できるかどうかもパッケージソフト会社に問合わせなければなりません。
次にスケージュ−ルを決めます。 何月何日に何をするのかを大ざっぱでもよいですから、書き出してみてください。

最後に各自の役割を決めます。 誰がプログラムを作成するのか、誰がテストを行なうのかを実名で書いてください。
すべてを業者まかせにすると、後で「こんなはずではなかった」という結果になります。 システムの仕様確定やテストには必ず担当者が関与してください。
システム運用の際の注意点システムを導入しても、コストが高くついたのではあまり意味はありません。 簡単に、安く、楽に在庫管理システムを運用するにはどうしたらよいでしょうか。
まず、運用マニュアルをしっかりつくることが結局早道になります。 「運用マニュアルなんか誰も読まないよ」という人もいるでしょう。
運用マニュアルがあれば誰でも簡単に操作できます。 退職や転勤などの人事異動があっても、運用マニュアルがあれば大丈夫、心配ありません。
この運用マニュアルを手書きやワ−プロではなく、ビデオでつくれることも考えていいでしょう。 日常やっていることをビデオに録画するだけです。
最初は少し恥ずかしいかもしれませんが、意外と面白いものです。 安くあげるためには、手間をかけないことです。
「少し使いにくいから改造しよう」と凝ったことを考えるとお金はどんどん出ていきます。 帳票が多少ずれていても、気にせず実質本位で考えることです。
「この帳票は見づらい」という管理職がいたら要注意です。 そのひと言で数＋万円の追加費用が必要になることも多いのです。

楽に運用するには「コピ−機能」を活用する楽に運用するためには、コピ−機能を多用することです。 伝票入力を楽にするには、過去の伝票をコピ−して入力し、伝票データを表計算ソフトにコピ−して別の帳票をつくる……というように、情報のコピ−を最大限に利用したいものです。
最後に重要なことをあげておきます。 集計や分類はコンピュータがすべて行なってくれますが、入力は人間がやる、ということです。
入力を間違えると、出てくる結果も間違ったものになります。 最も量が多いのが伝票入力でしょう。
では、伝票入力を楽に正確に行なう方法を少し考えてみましよう。 伝票入力を正確に行なうには、伝票を書かずに、いきなり伝票入力するのがいちばんです。
「伝票を書かずに入力なんかできませんよ。 何を見て入力するのですか」と質問を受けることがあります。
私はそこで、次のように質問します。 「何を見て、伝票を書いたのですか」伝票を書いて、入力すると作業は2回になりますから、入力するだけよりもミスを犯す確率は増えます。
伝票を直接入力する方式は、慣れの問題なのです。 紙の伝票が欲しいときは、入力されたデータから印刷します。
つまり、伝票は書いて入力するものではなく、入力してから印刷するものだと発想を転換すればいいのです。


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